西南财经大学自行采购工作规范指引（试行）
第一章 总则
第一条【制定目的】为进一步规范校内自行采购行为，提高采购工作效率和资金使用效益，完善内部监督制约机制，有效防范廉政风险，根据国家采购相关法律法规及学校采购管理相关制度，结合学校工作实际，制定本指引。
第二条【适用范围】本指引适用于经学校授权的自行采购行为，以及采购学校集中采购限额标准以下（不含本数），且未列入中央预算单位政府集中采购目录的货物、工程和服务的行为。
第三条【工作原则】自行采购应在不违背国家相关法律法规及学校相关规章制度的前提下，遵循公开、公平、公正、诚实信用和竞争择优原则，坚持“自主与自律相统一、规范与效率相结合”，强化集体决策与风险内控，注重过程留痕、结果可溯。
第四条【禁止性规定】在一个财政年度内，同一预算项目采购同一类别的货物、服务或工程，按照《西南财经大学货物和服务采购实施细则》《西南财经大学基本建设与维修改造工程采购实施细则》相关规定达到学校集中采购限额的，应申请集中采购。严禁任何单位和个人以化整为零、拆分项目及其他任何方式规避集中采购。
严禁通过虚构采购项目、采购合同等方式套取资金。
第二章 自行采购工作职责
第五条【主体责任】校内各二级单位是本单位自行采购活动的责任主体和实施主体，科研经费负责人是科研项目自行采购活动的责任主体和实施主体，应遵循“谁采购，谁负责”的原则，对自行采购活动过程和结果的合法性、真实性、公平性承担责任，并严格按照学校财务、资产、审计等相关管理制度，在本指引的工作原则下开展自行采购活动。
第六条【细化规范】校内各二级单位可根据采购工作实际和本单位“三重一大”事项议事规则细化本指引，制定本单位自行采购工作细则，进一步明确采购项目预算编制与立项审批、采购需求的市场调研与需求确定、采购方式与程序、履约验收、采购资料归档等环节的规范要求。
工程管理单位可按照学校《修缮工程项目管理办法》《基本建设与维修改造工程采购实施细则》相关规定，结合学校工程管理实际，制定本单位自行采购工作细则。对于自行采购项目多、资金量大的二级单位，应按照内控管理要求，制定本单位自行采购工作细则。
校内独立核算单位应根据学校授权和相应的财务管理要求，另行制定本单位自行采购细则。
第七条【采购工作人员职责】校内各二级单位应至少确定一名采购工作管理员作为日常采购业务的固定联络人，负责本单位采购申请的初步审核和业务对接，接受招标与采购中心的工作指导，参加学校组织的采购业务培训，并对本单位教职工做好采购政策制度的宣传解释。各采购项目具体经办人应严格按照学校采购管理制度和本单位内部控制制度执行采购工作。
第八条【监督指导职责】招标与采购中心对校内各二级单位自行采购活动进行业务指导，并协同学校招标与采购工作监督委员会开展自行采购监督。
第三章 自行采购方式
第九条【采购方式类型】自行采购方式包括校内采购平台网上竞价、自行询价、自行比选、自行谈判、直接采购或各二级单位确定的其他方式。二级单位负责人和科研经费负责人可根据各采购项目需求特点自行选择适宜的采购方式，可自行组织采购或委托代理机构组织采购。
第十条【网上竞价】通过学校网上采购平台公开发布采购信息，按照满足需求的最低价成交（网上竞价）确定成交供应商的电子化采购方式。
第十一条【自行询价】采购规格标准统一、现货货源充足且价格变动幅度小的货物，或需求明确、内容单一、标准统一的服务和工程，按照满足需求且最低价成交的原则确定成交供应商的一种采购方式。
第十二条【自行比选】针对需求明确、可量化评审要素的货物、服务或工程项目，按照综合评分最高的原则确定成交供应商的一种采购方式。
第十三条【自行谈判】针对采购需求尚不明确或技术参数无法事先完整描述的货物、服务或工程项目，需要通过与供应商谈判确定，按照最低价成交或综合评审得分最高的方式确定成交供应商的一种采购方式。
第十四条【直接采购】针对小规模、零星采购，从市场或电商平台直接选择符合需求的供应商进行交易的采购方式。
5万元及以上的货物、服务或工程，原则上应通过网上竞价、自行询价、自行比选、自行谈判等公开竞争方式确定供应商。有下列情形之一的除外：
（一）只能从唯一供应商处采购或上级主管部门下达的业务工作需要指定的采购；
（二）发生了不可预见的紧急情况，且无法通过其他采购方式及时满足需求的；
（三）为保证原有采购项目的一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处采购的。
鼓励各二级单位降低直接采购的限额。
第四章 自行采购程序
第十五条【立项审核】自行采购活动实施前，应按照学校相关归口管理制度和本单位“三重一大”决策制度履行审核程序，并明确经费来源、落实预算。
第十六条【需求调研与确定】5万元及以上的货物、服务或工程采购项目立项通过后，应围绕采购标的开展市场需求调研，可通过公开征集意见、直接调研（一般不少于三家有代表性的潜在供应商）、同类项目信息采集等方式，充分掌握市场供给情况、主流技术参数或服务方案、历史成交价格等信息后形成确定的采购需求。
对于采用综合评审方式的采购项目，需合理确定客观具体的技术指标、商务条件及可量化的评审标准；对于需求无法事先确定的特殊情形，应形成需与供应商协商确定的谈判要点清单；对于5万元及以上确需直接采购的项目，应做好采购情况记录，载明适用直接采购的理由。
第十七条【申报备案】自行采购实行申报备案制。采购项目经办人应在学校采购管理系统中提交自行采购申请，经本单位负责人或科研经费负责人审核。达到固定资产限额标准的货物类自行采购项目须经国有资产管理处审批通过。
第十八条【超限预警】采购管理系统将对同一财政年度内使用同一预算项目经费采购同一类别的货物、服务或工程合并统计，对累计达到集中采购限额80%的申请作出超限预警提示，并对单次或累计超过限额的自行采购申请予以驳回，采购项目经办人可重新发起集中采购申请。
第十九条【实施采购】自行采购申请审批（备案）通过后，可按照以下采购方式相应程序实施采购。
（一）网上竞价。在网上采购平台对外发布采购信息，注册供应商在规定时间内在线响应，响应时间截止后按照要求在系统上确认成交供应商。
（二）自行询价。可通过线上发布询价公告或市场调研、邮件等方式，可结合主流电商平台进行询价，需提供不少于三家供应商报价资料，审核供应商是否满足响应条件，并按照最低价成交的原则确认成交供应商。其中使用主流电商平台询价的，应提供询价截图，最终成交价格应不高于该平台自营或官方旗舰店价格。
（三）自行比选。可通过线上或线下发布比选公告（通知）的方式，需不少于三家供应商提交响应文件，需组建比选小组，综合供应商报价、技术指标或服务方案、业绩、履约能力、售后服务等因素进行评审，按照综合评分最高的原则确定成交供应商。
（四）自行谈判。可通过线上或线下发布比选公告（通知）的方式，需不少于三家供应商进行谈判，明确具体的采购需求和商务条件，并依据最终谈判结果，按照最低价成交或综合评审得分最高的方式确定成交供应商。
（五）直接采购。针对采购标的、数量、价格、交付期限及售后服务等条件，与选定供应商谈判达成一致后签订合同，或由选定供应商直接提供货物、服务或工程后按学校相关规定支付资金。
鼓励各二级单位和科研项目通过网上采购或在本单位网站公开发布采购公告的方式实施采购，保障采购过程公开、公正、透明。
第二十条【成交确定】网上竞价项目的成交结果在项目经办人初选、单位负责人审核后，由系统自动发布结果公告。通过本单位网站公开发布采购公告的，应将成交结果在网站进行公告，接受全校、全社会监督。
采购项目经办人应做好项目采购过程记录，根据实际填写《自行采购记录表》，并及时在采购管理系统中录入采购结果。
第二十一条【签订合同】确定成交供应商以后，各二级单位和科研经费负责人应按照学校采购合同管理相关规定及时完成合同审批、签订，并严格按照合同履约。
第二十二条【验收及履约评价】货物、服务类自行采购项目履约完成后，应按照学校《货物和服务验收管理办法》的相关规定组织自行验收。修缮工程自行采购项目验收按学校《修缮工程项目管理办法》执行，新建工程自行采购项目验收按行业主管部门要求执行。
第二十三条【档案管理】预算5万元及以上的自行采购活动全部结束以后，各二级单位和科研经费负责人应全面及时将采购资料（包括但不限于《自行采购记录表》、采购合同、自行验收记录等）整理归档并长期保存。
第五章 监督检查与责任追究
第二十四条【管理责任】各二级单位和科研经费负责人应加强对采购项目预算的统筹管理，避免出现无预算或超预算采购、拆分规避集中采购等问题；加强对自行采购方式、采购需求确定、采购实施过程以及履约验收等重点环节的监管，避免廉政风险。
第二十五条【监督抽查】学校对自行采购项目进行随机抽查。
第二十六条【违规问责】对查实存在规避集中采购、虚构采购项目等违规行为的，视情节轻重采取以下措施：
1.退回违规采购的经费；
2.暂停相关项目的自行采购权限；
3.存在违纪行为的，将线索移交学校纪委办公室、监察处追究责任。
第六章 附则
第二十七条 本指引未尽事宜，参照国家和学校采购管理相关规定以及学校财务、资产、审计等相关管理制度执行。
第二十八条 本指引由学校招标与采购中心负责解释，校内各二级单位和科研项目经费负责人根据工作实际参照执行。